Primero la notarización
La notarización va de su firma: el Notary Public verifica quién es usted, presencia la firma y completa un certificado. Son minutos y puede hacerse en línea o en persona.
Es el cimiento. Sin una notarización correcta no hay nada que la apostilla pueda autenticar.
Después la apostilla
La apostilla certifica que la firma y el sello del Notary Public son auténticos, para que otro país acepte el documento sin investigar. En Florida la emite el Departamento de Estado, no ningún Notary Public.
Es un trámite en papel, con tasa estatal, y tarda días o semanas según la época y según si el paquete va por correo o se presenta en persona.
Cuándo no necesita ninguna, o solo una
- Documento que se queda en Florida: normalmente solo notarización, si se la piden.
- Documento que va a otro estado de EE. UU.: solo notarización.
- Documento que va a un país del Convenio de La Haya: notarización y después apostilla.
- Documento que va a un país fuera del Convenio, como Cuba: notarización y después la cadena más larga de legalización consular, en lugar de apostilla.
- Acta de nacimiento o matrimonio que va al extranjero: ninguna notarización. Necesita una copia certificada de la oficina emisora y, sobre esa, la apostilla.
El error que más caro sale
Notarizar la fotocopia de un registro público. Un Notary Public no puede certificar la copia de un acta de nacimiento, y el Departamento de Estado tampoco la apostillará. La copia certificada tiene que venir del condado o de Estadísticas Vitales.
Pregunte a la oficina de destino, por escrito si puede, qué documento necesitan y en qué forma. Con eso, el orden de los pasos es evidente y no se paga nada dos veces.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo apostillar sin notarizar?
- En documentos que usted firma, no: la apostilla autentica la notarización. En registros públicos, sí, porque entonces autentica a la oficina que los emitió.
- ¿Quién emite las apostillas en Florida?
- El Departamento de Estado de Florida. Ningún Notary Public, gestoría ni web las emite; solo pueden ayudarle a tramitarlas.
- ¿Caduca una apostilla?
- No lleva fecha de caducidad, pero muchas oficinas de destino solo aceptan documentos recientes, a menudo de tres a seis meses.
- ¿Hay que traducirla?
- Con frecuencia, al idioma del destino. Pregunte si quieren la traducción antes o después de la apostilla, porque para ellos el orden importa.