Qué es una apostilla
La apostilla es un certificado que confirma que un documento público es auténtico para que otro país lo acepte. Viene del Convenio de La Haya de 1961, firmado por más de 120 países.
No dice nada sobre el contenido del documento. Solo certifica la firma, el sello o el timbre que lleva, para que el país de destino no tenga que investigar su origen.
Qué hago yo y qué no
Con toda claridad: soy Notary Public, no una autoridad emisora. En Florida, las apostillas las emite únicamente el Departamento de Estado de Florida, a través de la División de Corporaciones.
Lo que hago es la parte previa, que es la que suele fallar: notarizar bien el documento para que no lo rechacen y explicarle exactamente qué enviar, adónde y en qué orden. Si lo prefiere, preparo el paquete y usted lo envía.
Documentos que suelen necesitarla
Los más habituales, de clientes con familia o negocios fuera:
- Poderes para usarse en otro país.
- Declaraciones juradas para tribunales u organismos extranjeros.
- Declaraciones de soltería o de estado civil para casarse en el extranjero.
- Cartas de permiso de viaje para menores.
- Documentos de empresa, contratos y actas.
- Copias de diplomas y expedientes académicos para estudiar o trabajar fuera.
Las actas de nacimiento, matrimonio y defunción van por otra vía
Un Notary Public no puede certificar la copia de un acta del registro civil. Las actas de nacimiento, matrimonio, divorcio y defunción tienen que ser copias certificadas emitidas por el condado o por la Oficina de Estadísticas Vitales de Florida, y después se envían a apostillar.
Los documentos judiciales funcionan igual: la certificación la da el secretario del tribunal, no un Notary Public. Le digo qué vía necesita el suyo antes de que gaste nada.
Cómo es el proceso
Primero miramos el documento y el país de destino, porque los requisitos cambian entre los países de La Haya y el resto. Después lo notarizo, en línea o en persona.
Luego viene el envío al Departamento de Estado, con su carta de solicitud, la tasa estatal y un sobre de retorno. Los plazos del estado varían a lo largo del año, y por correo son más lentos que presentándolo en Tallahassee.
Los países que no están en el Convenio de La Haya no usan apostilla: necesitan legalización en su consulado, que es una cadena más larga. Si el suyo es uno de ellos, se lo digo.
Si su documento está en español
Muchos consulados exigen el documento, o su traducción, en un idioma concreto. Trabajo en español y en inglés, así que lo resolvemos antes de notarizar y no después de un rechazo.
Preguntas frecuentes
- ¿Usted emite la apostilla?
- No. En Florida solo la emite el Departamento de Estado. Yo notarizo el documento y le ayudo con el trámite para que lo acepten a la primera.
- ¿Cuánto tarda?
- La notarización son minutos. El trámite estatal depende de la época del año y de si el paquete va por correo o se presenta en persona, así que va de unos días a varias semanas. Le doy el plazo actual cuando hablemos.
- ¿Se puede hacer todo en línea?
- La notarización sí. La apostilla es un trámite en papel, así que el documento tiene que llegar físicamente a Tallahassee.
- ¿Cuánto cuesta?
- Son dos costes distintos: mi honorario notarial, que la ley de Florida limita por acto, y la tasa estatal por apostilla, que paga usted al Departamento de Estado. Pregúnteme las cifras vigentes.
- Mi país no está en el Convenio de La Haya. ¿Entonces?
- Entonces el documento necesita legalización consular: certificación en Florida, después el Departamento de Estado de EE. UU. y por último el consulado de ese país. Puedo notarizar y explicarle la cadena, pero cada consulado fija sus pasos.