Qué exige la ley
La notarización remota está en el Capítulo 117, Parte II, de los Estatutos de Florida. Un Notary Public no puede simplemente encender una videollamada: necesita una comisión RON aparte, formación específica, una fianza y un seguro adicionales, y trabajar con un proveedor tecnológico aprobado.
La sesión también tiene requisitos. La plataforma verifica la identidad de quien firma, se graba toda la sesión de audio y video, y esa grabación se conserva al menos diez años.
Por qué suele ser más segura que el papel
En una notarización tradicional, el Notary Public mira una identificación y se forma un juicio. En línea, la plataforma analiza el documento de identidad, hace preguntas generadas a partir de registros públicos y guarda una grabación de todo lo que se dijo.
Si alguna vez se cuestiona una firma, existe un video de la persona firmando, un rastro de identidad verificada y un sello que delata cualquier manipulación. Eso es una prueba más sólida que un sello y una línea en el libro de registro.
Qué sigue sin poder hacerse en línea
Hay documentos excluidos o restringidos, y hay oficinas que rechazan la notarización electrónica aunque la ley la permita. Los testamentos y ciertos escritos judiciales son los casos típicos; bancos, registros y consulados extranjeros a veces insisten en papel con firma en tinta.
Florida añade además protecciones cuando quien firma es un adulto vulnerable, que suelen consistir en tener un testigo presente a su lado durante la sesión.
Firmantes fuera de Florida y fuera del país
Se considera que un Notary Public de Florida que hace una notarización remota actúa en Florida, así que quien firma puede estar en cualquier sitio. La ley pone condiciones a los firmantes situados fuera de Estados Unidos, ligadas sobre todo al uso que tendrá el documento, así que conviene confirmarlo antes de reservar.
Preguntas frecuentes
- ¿Aceptará un tribunal un documento notarizado electrónicamente?
- Los tribunales de Florida por lo general sí, y la ley le da el mismo efecto que a una notarización presencial. Cada oficina puede seguir teniendo sus propios requisitos de papel.
- ¿Quién guarda la grabación?
- El proveedor tecnológico aprobado, durante el plazo que fija la ley, hoy al menos diez años.
- ¿Puede hacerlo cualquier Notary Public de Florida?
- No. Hace falta una comisión RON aparte, formación, fianza y seguro adicionales y una plataforma aprobada.
- ¿Sale más caro?
- El tope es más alto: 25 dólares por acto en línea frente a 10 en persona. No hay desplazamiento, así que en conjunto suele salir más barato.